Toruń, dnia 04.08.2017 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Organizacja Producentów Ryb Jesiotrowatych (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty na realizację zadania pn. „Innowacyjność szansą na rozwój rybactwa i akwakultury z uwzględnieniem ochrony środowiska naturalnego”.
1.Zakres prac związanych z realizacją zadania obejmuje:
a) organizację konferencji rybackiej w dniach 26 – 27 styczeń 2018 r. w Berlinie
pn. „Działania prośrodowiskowe w racjonalnej gospodarce rybackiej” w tym:
ü Wynajem sali konferencyjnej dla 130 osób w trakcie trwania targów Grune Woche w Berlinie Centrum Targowe Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin, Niemcy
ü Wyposażenie techniczne sali
ü Wynajem tłumaczy symultanicznych 2 osoby (tłumaczenie język polski-angielski)
ü Wynajem stołów i krzeseł – 130 szt. do sali na catering
ü Obsługa video konferencji, relacja video z konferencji
ü Transport uczestników konferencji Warszawa – Berlin – Warszawa, w tym nocleg kierowcy
i pilota
ü Transport uczestników konferencji Toruń – Berlin – Toruń, w tym noclegi kierowcy i pilota
ü Honoraria wykładowców i prowadzącego konferencję – 6 wykładowców + 1 prowadzący
ü Materiały konferencyjne (teczka, notatnik, długopis, smycz, identyfikator, buton ) 130 szt.
ü Zaproszenia – projekt, druk, wysyłka
ü Oprawa plastyczna, 2 roll-upy, baner, dekoracje kwiatowe
ü Tłumacz, opiekun 2 grup konferencyjnych – 2 osoby x 4 dni wraz z noclegami i wyżywieniem
ü Catering na konferencji 26.01.18 r. bufet – woda, kawa, ciastka
ü Catering na konferencji 26.01.18 r. bufet obiadowy 3 dania + napoje
ü Usługa hotelowa dla uczestników konferencji 130 osób x 3 doby – 14 pokoi 1-osob., 58 pokoi 2-osob.
ü Usługa cateringowa kolacja 25.01.2018 r. dla 130 osób
ü Usługa cateringowa kolacja 26.01.2018 r. dla 130 osób
ü Wynajem sal konferencyjnych (dwie sale każda dla 65 osób) w dniu 27.01.2018 r. + pakiet konferencyjny
ü Usługa cateringowa – kolacja w dniu 27.01.2018 r. dla 130 osób
ü Wejściówki na targi dla 130 uczestników na 2 dni
ü Dokumentacja fotograficzna z konferencji 3 dni – min. 150 zdjęć
ü Wydawnictwo pokonferencyjne, format B5, 80 stron, 150 egzemplarzy
b) organizację uczestnictwa Polskich Organizacji Rybackich jako wystawców w targach Grüne Woche w Berlinie w dniach 19 – 28.01.2018 r., w tym:
ü Wynajem powierzchni wystawienniczej 48 m2 – długość 12 m, głębokość 4 m
ü Projekt i zabudowa stoiska, ściany, sufity, drzwi, podłoga 48 m2
ü Oprawa plastyczna zgodnie z projektem, wydruki wielkoformatowe, tablice
ü Meble: regały, stoły, krzesła, szafka, zlewozmywak, lady recepcyjne, stojaki na wydawnictwa
ü Monitor LED, lodówka, piekarnik, kuchenka, lada chłodnicza, akwarium
ü Instalacja elektryczna na stoisku
ü Balony reklamowe 1000 szt.
ü Wydawnictwo promocyjne w języku polskim, angielskim i niemieckim 1000 szt. A4 ,
44 strony + okładka
ü Prezentacja video na stoisko w języku niemieckim
ü Stroje dla obsługi stoiska 50 szt. (polo + zapaska)
ü Torby reklamowe 1000 szt.
ü Scenariusz, organizacja i prowadzenie pokazów kulinarnych przez 7 dni x 4 pokazy/ dziennie = 28 pokazów
ü Produkty na pokazy kulinarne
ü Promocja pokazów kulinarnych na terenie targów, zapraszanie na stoisko – 7 dni
ü Catering na degustacje – 5000 porcji dań z ryb (1 porcja 50g)
ü Naczynia i sztućce jednorazowe na degustacje – 5000 kompletów
ü Catering dla gości na stoisku drobne przekąski, soki
ü Wynajem zastawy, sztućców, obrusów i sprzętu gastronomicznego na stoisko
ü Obsługa kelnerska na stoisku – 1 osoba x 10 dni
ü Wynajem transportu osobowego łącznie 1450 km x 2 samochody
ü Wynajem transportu ciężarowego – chłodnia do 3,5 T 2400 km – do przewozu dań i produktów z Polski do Berlina
ü Transport wewnątrz hali, rozładunki, załadunki
ü Transport ciężarowy do przewozu sprzętu i materiałów reklamowych
ü Opłata rejestracyjna, manipulacyjna, prąd, woda na stoisko, wywóz śmieci
ü Karty parkingowe dla 2 samochodów osobowych i 1 jednego samochodu ciężarowego
ü Usługa hotelowa – 63 osobo noce
ü Wykonanie dokumentacji filmowej i fotograficznej stoiska w trakcie trwania targów.
2. Termin i miejsce realizacji zadania:
a) organizacja konferencji rybackiej w dniach 26 – 27 stycznia 2018 r. w Berlinie, Centrum Targowe Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin, Niemcy; przyjazd uczestników konferencji 130 osób w dniu 25.01.2018 r., odjazd – powrót do Polski w dniu 28.01.2018 r.
b) organizacja uczestnictwa Polskich Organizacji Rybackich jako wystawców w targach Grüne Woche w Berlinie w dniach 19 – 28.01.2018 r., Centrum Targowe Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin, Niemcy; postawienie i przygotowanie stoiska promocyjnego w dniu 18.01.2018 r. do godz. 18:00, zakwaterowanie obsługi i przedstawicieli Zamawiającego od 18.01.2018 r. do 29.01.2018 r.
3. Kryteria oceny oferty:
Spośród ofert podlegających ocenie Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej dla niego oferty, biorąc pod uwagę w szczególności cenę, wiarygodność i doświadczenie oferenta.
Cena oferty (łączny koszt realizacji zadania) musi być podana cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem podatku VAT. Cena ofertowa = cena netto + podatek VAT należy naliczyć zgodnie z ustawą z dnia
11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 5 kwietnia 2004 r. Nr 54, poz. 535). Wykonawca ma obowiązek wyceny wszystkich elementów przedmiotu zamówienia.
Wiarygodność i doświadczenie oferenta będą egzekwowane w oparciu o załączone do oferty referencje i/lub oświadczenia.
Nie będą podlegały ocenie i zostaną odrzucone oferty nie spełniające warunków określonych
w zapytaniu ofertowym, złożone po terminie oraz złożone w innej formie niż pisemna.
4. Termin i miejsce składania ofert:
Termin składania ofert upływa 18.08.2017 r. o godz. 12:00. Ofertę należy złożyć w siedzibie Organizacji Producentów Ryb Jesiotrowatych ul. Słowackiego 80, 87-100 Toruń lub drogą elektroniczną na adres: oprj@wp.pl. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
5. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:
O wyniku zapytania ofertowego Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić na piśmie Oferentów. W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie i miejscu zawarcia umowy.
6. Wszelkie informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Organizacji Producentów Ryb Jesiotrowatych, ul. Słowackiego 80, 87-100 Toruń lub pod nr telefonu
056 622-52-92.
7. Postanowienia końcowe:
a) Dokonując wyboru oferty Zamawiający będzie kierował się zasadami równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości.
b) Aż do otwarcia ofert Zamawiający może odwołać zapytanie ofertowe bez podania przyczyn.
c) W przypadku, jeżeli nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną mniej niż dwie ważne oferty Zamawiający unieważni postępowanie i będzie mógł dokonać wyboru dowolnego wykonawcy, który spełni wszystkie kryteria i warunki zapytania ofertowego..
d) Zamawiający może zamknąć zapytanie ofertowe bez wybrania którejkolwiek oferty bez podania przyczyn.
e) W przypadkach, o których mowa w pkt. b), c) i d) złożone oferty przestają wiązać Oferentów,
a Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.
f) Złożenie oferty oznacza akceptację niniejszych warunków zapytania ofertowego.
g) Decyzje Zamawiającego w sprawach związanych z ogłoszonym zapytaniem ofertowym są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.
h) Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 nr 113, poz. 759, z późn. zm.). Postępowanie zostanie przeprowadzone na podstawie art. 701 i nast. Kodeksu cywilnego.
