ZAPYTANIE OFERTOWE na realizację zadania pn. „Innowacyjność szansą na rozwój rybactwa i akwakultury z uwzględnieniem ochrony środowiska naturalnego”.

 

                                                                                               Toruń, dnia 04.08.2017 r.

 

 ZAPYTANIE OFERTOWE

 

Organizacja Producentów Ryb Jesiotrowatych (Zamawiający) zaprasza do złożenia oferty na realizację zadania pn. „Innowacyjność szansą na rozwój rybactwa i akwakultury z uwzględnieniem ochrony środowiska naturalnego”.

1.Zakres prac związanych z realizacją zadania obejmuje:

a)      organizację konferencji rybackiej w dniach 26 – 27 styczeń 2018 r. w Berlinie
pn. „Działania prośrodowiskowe w racjonalnej gospodarce rybackiej” w tym:

ü  Wynajem sali konferencyjnej dla 130 osób w trakcie trwania targów Grune Woche w Berlinie Centrum Targowe Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin, Niemcy

ü  Wyposażenie techniczne sali

ü  Wynajem tłumaczy symultanicznych 2 osoby (tłumaczenie język polski-angielski)

ü  Wynajem stołów i krzeseł – 130 szt. do sali na catering

ü  Obsługa video konferencji, relacja video z konferencji

ü  Transport  uczestników konferencji  Warszawa – Berlin – Warszawa, w tym nocleg kierowcy
i pilota

ü  Transport  uczestników konferencji  Toruń – Berlin  – Toruń, w tym noclegi kierowcy i pilota

ü  Honoraria wykładowców i prowadzącego konferencję – 6 wykładowców + 1 prowadzący

ü  Materiały konferencyjne (teczka, notatnik, długopis, smycz, identyfikator, buton )  130 szt.

ü  Zaproszenia – projekt, druk, wysyłka

ü  Oprawa plastyczna, 2 roll-upy, baner, dekoracje kwiatowe

ü  Tłumacz, opiekun 2 grup konferencyjnych – 2 osoby x 4 dni  wraz z noclegami i wyżywieniem

ü  Catering na konferencji 26.01.18 r.  bufet – woda, kawa, ciastka

ü  Catering na konferencji 26.01.18 r. bufet obiadowy 3 dania + napoje

ü  Usługa hotelowa dla uczestników konferencji 130 osób x 3 doby – 14 pokoi 1-osob., 58 pokoi 2-osob.

ü  Usługa cateringowa kolacja 25.01.2018 r. dla 130 osób

ü  Usługa cateringowa kolacja 26.01.2018 r. dla 130 osób

ü  Wynajem sal konferencyjnych (dwie sale każda dla 65 osób) w dniu 27.01.2018 r. + pakiet konferencyjny

ü  Usługa cateringowa – kolacja w dniu 27.01.2018 r. dla 130 osób

ü  Wejściówki na targi dla 130 uczestników na 2 dni

ü  Dokumentacja fotograficzna  z konferencji 3 dni – min. 150 zdjęć

ü  Wydawnictwo pokonferencyjne, format B5, 80 stron, 150 egzemplarzy

 

 

 

 

b)     organizację uczestnictwa Polskich Organizacji Rybackich jako wystawców w targach Grüne Woche w Berlinie w dniach 19 – 28.01.2018 r., w tym:

 

ü  Wynajem powierzchni wystawienniczej 48 m2 – długość 12 m, głębokość 4 m

ü   Projekt i zabudowa stoiska, ściany, sufity, drzwi, podłoga 48 m2

ü  Oprawa plastyczna zgodnie z projektem, wydruki wielkoformatowe, tablice

ü   Meble: regały, stoły, krzesła, szafka, zlewozmywak, lady recepcyjne, stojaki na wydawnictwa

ü  Monitor LED, lodówka, piekarnik, kuchenka, lada chłodnicza, akwarium

ü  Instalacja elektryczna na stoisku

ü  Balony reklamowe 1000 szt.

ü  Wydawnictwo promocyjne w języku polskim, angielskim i niemieckim 1000 szt. A4 ,

44 strony + okładka

ü  Prezentacja video na stoisko w języku niemieckim

ü  Stroje dla obsługi stoiska 50 szt. (polo + zapaska)

ü  Torby reklamowe 1000 szt.

ü  Scenariusz, organizacja i prowadzenie pokazów kulinarnych przez 7 dni x 4 pokazy/ dziennie = 28 pokazów

ü  Produkty na pokazy kulinarne

ü  Promocja pokazów kulinarnych na terenie targów, zapraszanie na stoisko – 7 dni

ü  Catering na degustacje – 5000 porcji dań z ryb  (1 porcja 50g)

ü  Naczynia i sztućce jednorazowe na degustacje – 5000 kompletów

ü  Catering dla gości na stoisku drobne przekąski, soki

ü  Wynajem zastawy, sztućców, obrusów i sprzętu gastronomicznego na stoisko

ü  Obsługa kelnerska na stoisku – 1 osoba x 10 dni

ü  Wynajem transportu osobowego łącznie 1450 km x 2 samochody

ü  Wynajem transportu ciężarowego – chłodnia do 3,5 T 2400 km – do przewozu dań i produktów z Polski do Berlina

ü  Transport wewnątrz hali, rozładunki, załadunki

ü  Transport ciężarowy do przewozu sprzętu i materiałów reklamowych

ü  Opłata rejestracyjna, manipulacyjna, prąd, woda na stoisko, wywóz śmieci

ü  Karty parkingowe dla 2 samochodów osobowych i 1 jednego samochodu ciężarowego

ü  Usługa hotelowa – 63 osobo noce

ü  Wykonanie dokumentacji filmowej i fotograficznej stoiska w trakcie trwania targów.

 

 

2. Termin i miejsce realizacji zadania:

 

a)      organizacja konferencji rybackiej w dniach 26 – 27 stycznia 2018 r. w Berlinie, Centrum Targowe Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin, Niemcy; przyjazd uczestników konferencji 130 osób w dniu 25.01.2018 r., odjazd – powrót do Polski w dniu 28.01.2018 r.

b)     organizacja uczestnictwa Polskich Organizacji Rybackich jako wystawców w targach Grüne Woche w Berlinie w dniach 19 – 28.01.2018 r., Centrum Targowe Messe Berlin, Messedamm 22, 14055 Berlin, Niemcy; postawienie i przygotowanie stoiska promocyjnego w dniu 18.01.2018 r. do godz. 18:00, zakwaterowanie obsługi i przedstawicieli Zamawiającego od 18.01.2018 r. do 29.01.2018 r.

 

 

 

3. Kryteria oceny oferty:

 

Spośród ofert podlegających ocenie Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej dla niego oferty, biorąc pod uwagę w szczególności cenę, wiarygodność i doświadczenie oferenta.

Cena oferty (łączny koszt realizacji zadania) musi być podana cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem podatku VAT. Cena ofertowa = cena netto + podatek VAT należy naliczyć zgodnie z ustawą z dnia
11 marca 2004  r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 5 kwietnia 2004 r. Nr 54, poz. 535). Wykonawca ma obowiązek wyceny wszystkich elementów przedmiotu zamówienia.

Wiarygodność i doświadczenie oferenta będą egzekwowane w oparciu o załączone do oferty referencje i/lub oświadczenia.

Nie będą podlegały ocenie i zostaną odrzucone oferty nie spełniające warunków określonych
w zapytaniu ofertowym, złożone po terminie oraz złożone w innej formie niż pisemna.

 

4. Termin i miejsce składania ofert:

 

Termin składania ofert upływa 18.08.2017 r. o godz. 12:00. Ofertę należy złożyć w siedzibie Organizacji Producentów Ryb Jesiotrowatych ul. Słowackiego 80, 87-100 Toruń lub drogą elektroniczną na adres: oprj@wp.pl. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

 

5. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:

 

O wyniku zapytania ofertowego Zamawiający zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić na piśmie Oferentów. W zawiadomieniu o wyborze oferty najkorzystniejszej Zamawiający poinformuje Wykonawcę o terminie i miejscu zawarcia umowy.

 

6. Wszelkie informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać w siedzibie Organizacji Producentów Ryb Jesiotrowatych, ul. Słowackiego 80, 87-100 Toruń lub pod nr telefonu
056 622-52-92.

 

7. Postanowienia końcowe:

 

a)      Dokonując wyboru oferty Zamawiający będzie kierował się zasadami równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości.

b)     Aż do otwarcia ofert Zamawiający może odwołać zapytanie ofertowe bez podania przyczyn.

c)      W przypadku, jeżeli nie wpłynie żadna oferta lub wpłyną mniej niż dwie ważne oferty Zamawiający unieważni postępowanie i będzie mógł dokonać wyboru dowolnego wykonawcy, który spełni wszystkie kryteria i warunki zapytania ofertowego..

d)     Zamawiający może zamknąć zapytanie ofertowe bez wybrania którejkolwiek oferty bez podania przyczyn.

e)      W przypadkach, o których mowa w pkt. b), c) i d) złożone oferty przestają wiązać Oferentów,
a Oferentom nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego.

f)      Złożenie oferty oznacza akceptację niniejszych warunków zapytania ofertowego.

g)     Decyzje Zamawiającego w sprawach związanych z ogłoszonym zapytaniem ofertowym są ostateczne i nie przysługuje od nich odwołanie.

h)     Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 nr 113, poz. 759, z późn. zm.). Postępowanie zostanie przeprowadzone na podstawie art.  701 i nast. Kodeksu cywilnego.